10 gyakori vállalkozói hiba, amely felesleges egyeztetést és plusz adminisztrációt okozhat
A könyvelés gördülékenysége nem kizárólag azon múlik, hogy milyen gyorsan dolgozik a könyvelő. A vállalkozás és a könyvelő közötti információáramlás, a dokumentumok átadásának módja és az adminisztráció rendezettsége legalább ennyire fontos.
Egy hiányzó számla, egy hetekkel később jelzett változás vagy egy olyan banki tranzakció, amelyről senki nem tudja pontosan, mihez kapcsolódott, első látásra apróságnak tűnhet. Ha azonban havonta több hasonló eset is előfordul, a könyvelőnek egyre több időt kell dokumentumok keresésére és tisztázó kérdésekre fordítania.
Ez a vállalkozónak sem előnyös. Minél több a hiányzó vagy tisztázatlan információ, annál nehezebb naprakész képet kapni a vállalkozás pénzügyeiről.
A jól szervezett könyvelés ezért közös érdek. Nem arról van szó, hogy a vállalkozónak könyvelővé kell válnia. Sokkal inkább arról, hogy néhány egyszerű szokással jelentősen könnyebbé teheti a könyvelési folyamatot.
1. A számlák és bizonylatok csak az utolsó pillanatban érkeznek meg
Az egyik leggyakoribb probléma, amikor a vállalkozó hosszabb időn keresztül gyűjti a számlákat, majd egyszerre adja át az egész havi vagy akár több havi anyagot. Ez különösen akkor okozhat nehézséget, ha az anyag feldolgozása közben kiderül, hogy valami hiányzik vagy további információra van szükség. Ilyenkor kezdődik a keresés: hol van a számla, ki kapta meg, letölthető-e még, melyik e-mailben érkezett?
A folyamatos dokumentumátadás ezzel szemben sokkal jobban követhető. Ha a könyvelési anyag rendszeresen érkezik, hamarabb kiderülhet az is, ha valamelyik bizonylat hiányzik vagy egy gazdasági esemény tisztázásra szorul.
Nem kell feltétlenül minden egyes számla érkezésekor külön ügyintézést végezni. A lényeg az, hogy legyen egy kialakított rendszer, amelyet a vállalkozás következetesen használ.
2. Egy banki terheléshez nincs meg a számla
Ez különösen az online szolgáltatások és előfizetések világában gyakori. A vállalkozás bankszámláján vagy bankkártyáján megjelenik például egy szoftver, reklámplatform, tárhelyszolgáltatás vagy más rendszer díja, a hozzá tartozó számla viszont nem kerül automatikusan a könyvelőhöz.
A banki tranzakció önmagában nem feltétlenül tartalmaz minden olyan információt, amelyre a könyvelés során szükség lehet. Érdemes ezért időnként végignézni az ismétlődő bankkártyás terheléseket. Sok szolgáltató a számlát nem e-mailben küldi ki, hanem a saját ügyfélfelületén teszi letölthetővé.
Ha havonta tíz különböző előfizetés van a vállalkozásban, és ezekhez rendszeresen külön kell keresni a bizonylatokat, az már jelentős adminisztrációt okozhat.
3. Nem derül ki egyértelműen, mihez kapcsolódott egy kiadás
A könyvelő ismeri a vállalkozás működését, de nem feltétlenül lehet minden számlából vagy tranzakcióból megállapítani, hogy az pontosan milyen üzleti eseményhez kapcsolódott.
Egy szokásos telefonszámla vagy irodabérleti díj általában nem okoz kérdést. Más a helyzet egy új szolgáltatóval, egy nagyobb értékű vásárlással, egy külföldi tranzakcióval vagy olyan kiadással, amely korábban nem fordult elő.
Ilyenkor néhány szó magyarázat sokszor elegendő. Például:
- új irodai számítógép,
- éves szakmai szoftver,
- ügyfélrendezvény költsége,
- külföldi online szolgáltatás,
- új telephelyhez vásárolt eszköz.
Egy rövid megjegyzés gyakran gyorsabb, mint hetekkel később visszakeresni, hogy pontosan mi történt.
4. A vállalkozási és magánkiadások összekeverednek
A vállalkozás pénzügyeinek követhetőségét jelentősen nehezítheti, ha ugyanazon a fizetési csatornán üzleti és magánjellegű tranzakciók is folyamatosan megjelennek.
A probléma nem csak az, hogy a könyvelőnek több tételt kell átnéznie. A vállalkozó számára is nehezebbé válik megállapítani, mennyit költött ténylegesen a vállalkozás működésére, mennyi pénz áll rendelkezésre, és hogyan alakulnak a költségek.
A pénzügyi adatok értelmezéséről külön is érdemes gondolkodni. A vállalkozók számára fontos pénzügyi mutatók rendszeres áttekintése lényegesen egyszerűbb, ha a vállalkozás pénzügyei jól elkülöníthetők.
Minél tisztább a pénzügyi folyamat, annál kevesebb kérdés merül fel később.
5. A dokumentumok túl sok különböző helyen vannak
Az egyik számla e-mailben érkezik. A másik egy üzenetküldő alkalmazásban. A harmadik egy felhőmappában van. A negyedik papíron maradt az autóban. Az ötödiket valaki lefényképezte, de már nem emlékszik rá, hová mentette el.
Egyenként egyik helyzet sem feltétlenül jelent komoly problémát. Egy teljes havi könyvelési anyagnál azonban már könnyen átláthatatlanná válhat a folyamat. A jó dokumentumkezelés egyik alapelve az, hogy minél kevesebb helyen kelljen keresni.
Miért fontos az egységes dokumentumátadás?
Az egységes rendszerrel csökken annak az esélye, hogy egy bizonylat kimaradjon, többször kerüljön elküldésre vagy csak hosszabb keresés után legyen megtalálható.
A SukorAdó működésében ezért kap fontos szerepet a digitális dokumentumkezelés. A digitális könyvelés nem egyszerűen azt jelenti, hogy a papírokat elektronikus fájlokra cseréljük. A valódi előny a követhetőbb és rendszerezettebb munkafolyamat lehet.
6. Fontos üzleti változásokról csak utólag értesül a könyvelő
Nem minden könyveléshez szükséges információ szerepel egy számlán vagy bankszámlakivonaton. A vállalkozás működésében olyan változások történhetnek, amelyekről célszerű időben tájékoztatni a könyvelőt.
Ilyen lehet például:
- új tevékenység megkezdése,
- jelentősebb eszközbeszerzés,
- új üzletág indítása,
- külföldi partner megjelenése,
- alkalmazott felvétele,
- új telephely,
- nagyobb értékű szerződés,
- a vállalkozás működését jelentősen érintő változás.
Sok esetben egyszerűbb még a döntés előtt kérdezni, mint utólag rendezni annak következményeit. Ez nem jelenti azt, hogy minden üzleti lépéshez könyvelői engedélyre lenne szükség. A könyvelő azonban olyan adózási vagy adminisztrációs következményekre is felhívhatja a figyelmet, amelyekre a vállalkozó természetesen nem feltétlenül gondol.
7. A könyvelő kérdéseire csak napokkal vagy hetekkel később érkezik válasz
Ha egy könyvelő kérdez, annak általában konkrét oka van.
Lehet, hogy nem egyértelmű egy banki tranzakció, hiányzik egy dokumentum, vagy további információ kell egy tétel megfelelő kezeléséhez. Amíg erre nem érkezik válasz, az adott kérdés nyitva maradhat.
Egy-egy ilyen eset természetesen nem okoz komoly fennakadást. Ha azonban rendszeresen több tucat tisztázatlan tétel marad, a hónap végére jelentős mennyiségű nyitott kérdés gyűlhet össze. Ráadásul az idő múlásával a vállalkozónak is nehezebb visszaemlékeznie arra, hogy egy három héttel korábbi tranzakció pontosan mi volt.
A gyors válasz ezért nem udvariassági kérdés, hanem a munkafolyamat része.
8. Hibás vagy hiányos számlaadatok csak később derülnek ki
Egy hibás bizonylat sokszor több munkát okoz, mint annak időben történő ellenőrzése.
Érdemes figyelni többek között arra, hogy a számlán a megfelelő vállalkozás adatai szerepeljenek, és a vállalkozás a saját számlázási folyamataiban is következetesen használja a helyes adatokat. Ha probléma merül fel, annál könnyebb rendezni, minél korábban derül ki.
Különösen kellemetlen lehet, amikor csak hetekkel vagy hónapokkal később kell visszakeresni egy korábbi vásárlást és felvenni a kapcsolatot a számla kiállítójával.
9. A háttérdokumentumok nincsenek rendszerezve
Nem minden gazdasági esemény értelmezhető kizárólag a számla alapján. Bizonyos esetekben szükség lehet egy szerződésre, megállapodásra, teljesítésigazolásra vagy más kapcsolódó dokumentumra is.
Ez különösen nagyobb összegű vagy a vállalkozás szokásos működésétől eltérő tranzakcióknál lehet fontos. A megoldás itt sem bonyolult: a fontos üzleti dokumentumoknak legyen meghatározott helyük. Ha három év múlva elő kell keresni egy szerződést, nem mindegy, hogy néhány másodperces keresés vagy több órás kutatás következik.
A rendszerezettség tehát nem kizárólag a könyvelőt segíti. A vállalkozás saját működését is biztonságosabbá és átláthatóbbá teszi.
10. A könyvelési feladatokra csak határidő előtt gondol a vállalkozó
A könyvelési adminisztráció könnyen háttérbe szorulhat.
Egy vállalkozónak ügyfelekkel, értékesítéssel, munkatársakkal, beszerzésekkel, határidőkkel és számos más feladattal kell foglalkoznia. Teljesen érthető, ha a számlák rendszerezése nem a nap legizgalmasabb része. A probléma akkor kezdődik, amikor emiatt minden adminisztráció egyetlen napra marad.
Ilyenkor egyszerre kell:
- számlákat letölteni,
- nyugtákat keresni,
- e-maileket átnézni,
- banki tételeket azonosítani,
- szerződéseket előkeresni,
- és közben válaszolni a könyvelő kérdéseire.
A havi néhány percnyi rendszeresség sokszor többórás kapkodást előz meg.
Hogyan lehet egyszerűbb a vállalkozás és a könyvelő együttműködése?
A jó könyvelési folyamat nem attól jó, hogy bonyolult. Éppen ellenkezőleg. Minél egyértelműbbek a szabályok, annál könnyebb mindkét fél dolga.
Legyen meghatározott módja a dokumentumok átadásának
Érdemes egyértelműen eldönteni, hogyan jutnak el a számlák és egyéb dokumentumok a könyvelőhöz. Ha van erre kialakított online rendszer, célszerű következetesen azt használni.
Ne várja meg a határidő előtti napokat
A rendszeresen átadott könyvelési anyag feldolgozhatóbb, és a hiányzó dokumentumokra is hamarabb fény derülhet.
A szokatlan tranzakcióhoz adjon rövid magyarázatot
Nem kell könyvelési szaknyelvet használni. Egyetlen világos mondat is elegendő lehet.
A jelentős változásokat időben jelezze
Ha új tevékenységet indít, külföldi partnerrel kezd dolgozni vagy jelentősebb beruházást tervez, érdemes lehet előzetesen egyeztetni.
Rendszeresen nézze át saját vállalkozása pénzügyeit
A könyvelésből származó adatok nem kizárólag a bevallások elkészítéséhez használhatók. Ha szeretné jobban megérteni, mit érdemes vállalkozóként figyelnie, a 10 fontos vállalkozói pénzügyi adatot bemutató cikkünk külön foglalkozik ezzel a kérdéssel.
A digitalizáció segít, de a jó folyamatot nem helyettesíti
Egy rosszul működő adminisztráció attól még nem válik automatikusan hatékonnyá, hogy digitális lesz.
Ha a dokumentumok továbbra is tíz különböző helyre kerülnek, az információk késve érkeznek, és senki nem tudja pontosan, melyik rendszerben mi található, akkor a probléma lényegében változatlan marad. A technológia akkor jelent valódi segítséget, ha mögötte egyszerű és következetes folyamat működik.
A SukorAdó online könyvelési szemléletében ezért a digitális dokumentumkezelés a gyorsabb információáramlást és az átláthatóbb együttműködést támogatja.
Ebben a cikkben azonban nem maga az online könyvelés a lényeg. A legfontosabb tanulság ennél egyszerűbb: jó minőségű könyvelési információ csak jó minőségű kiinduló adatokból és rendezett kommunikációból készülhet.
Mit nyer a vállalkozó a rendezettebb könyvelési folyamattal?
Elsőre úgy tűnhet, hogy mindez elsősorban a könyvelő munkáját könnyíti.
Valójában a legnagyobb előnyt sok esetben maga a vállalkozó kapja. Kevesebb idő megy el dokumentumkeresésre, kevesebb tisztázó kérdés keletkezik, gyorsabban feldolgozhatók az információk, és könnyebb átlátni a vállalkozás működését.
A rendezettség emellett segít abban is, hogy a vállalkozó ne kizárólag akkor kezdjen pénzügyi kérdésekkel foglalkozni, amikor már közeledik egy határidő. A könyvelő és a vállalkozó közötti jó együttműködés nem azon alapul, hogy egyik fél mindent a másikra hagy.
Mindkét félnek megvan a saját feladata.
A könyvelő szakmai munkájához a vállalkozó biztosítja azokat a dokumentumokat és információkat, amelyekből megfelelően lehet dolgozni. A SukorAdó működésében is hangsúlyos az érthető kommunikáció és az, hogy az ügyfél megfelelő információt kapjon saját vállalkozásáról.
Gyakran ismételt kérdések
Mikor érdemes átadni a könyvelési anyagot?
A legjobb megoldás általában a rendszeres dokumentumátadás. Így nem egyszerre gyűlik össze nagy mennyiségű anyag, és hamarabb kiderülhet, ha valamelyik bizonylat vagy információ hiányzik.
Minden banki tranzakcióhoz szükség van számlára?
Nem minden banki tranzakció azonos jellegű, ezért erre nem lehet minden helyzetre érvényes egyetlen választ adni. A lényeg, hogy a gazdasági eseményhez szükséges megfelelő dokumentáció rendelkezésre álljon. Bizonytalan esetben célszerű a könyvelővel egyeztetni.
Miért kérdez a könyvelő egyes banki tételekről?
A bankszámlán szereplő összegből és partnernévből nem mindig állapítható meg pontosan a tranzakció üzleti háttere. Egy rövid vállalkozói magyarázat segíthet a gazdasági esemény megfelelő azonosításában.
Mit érdemes előre jelezni a könyvelőnek?
Különösen a vállalkozás működését érdemben megváltoztató eseményeket célszerű jelezni. Ilyen lehet például új tevékenység, jelentősebb beruházás, külföldi üzleti kapcsolat, új telephely vagy munkavállaló felvétele.
Miért probléma, ha több helyen küldjük a számlákat?
Mert nő annak az esélye, hogy valamelyik dokumentum kimarad vagy nehezebb lesz később megtalálni. Egy egységes dokumentumkezelési folyamat egyszerűbbé teszi az ellenőrzést és a visszakeresést is.
A digitális könyvelés automatikusan megszünteti ezeket a hibákat?
Nem. A digitális rendszer sok adminisztrációs feladatot egyszerűsíthet, de rendezetlen folyamatok mellett önmagában nem old meg minden problémát. A technológia és a következetes munkafolyamat együtt működik igazán jól.
Kell-e könyvelési ismeretekkel rendelkeznie egy vállalkozónak?
Nem kell könyvelői szaktudással rendelkeznie. Hasznos viszont megértenie saját vállalkozása alapvető pénzügyi folyamatait, és tudnia, milyen információkat kell időben átadnia könyvelőjének.
Mi a leggyakoribb oka annak, hogy elhúzódik egy könyvelési egyeztetés?
Nincs minden vállalkozásra érvényes egyetlen ok. Gyakran azonban hiányzó dokumentumok, tisztázatlan tranzakciók, későn érkező információk vagy több különböző csatornán átadott bizonylatok miatt válik hosszabbá az egyeztetés.
Kevesebb kapkodás, átláthatóbb könyvelés
Egy jól működő könyvelési folyamat nem feltétlenül jelent több adminisztrációt. Sok esetben éppen az ellenkezője igaz.
Ha a dokumentumok rendszeresen, megfelelő helyre érkeznek, a fontos változásokat időben jelzik, és a tisztázó kérdésekre gyorsan megszületnek a válaszok, lényegesen kevesebb utólagos egyeztetésre lehet szükség.
A vállalkozónak pedig nem az a feladata, hogy könyvelő legyen.Az a fontos, hogy olyan együttműködés alakuljon ki, amelyben a szükséges információk időben eljutnak a megfelelő helyre, a vállalkozó pedig érthető és használható visszajelzést kap.
A SukorADÓ könyvelőiroda online, papírmentes könyveléssel, adótanácsadással és bérszámfejtéssel segíti az egyéni vállalkozásokat és cégeket. A könyvelési együttműködés kialakításával kapcsolatban a SukorAdó kapcsolat oldalán kérhet személyre szabott tájékoztatást.