10 szám, amit érdemes rendszeresen figyelni
Egy vállalkozás pénzügyi helyzetét nem lehet kizárólag abból megítélni, hogy mennyi pénz van éppen a bankszámlán. A magas árbevétel sem feltétlenül jelent magas nyereséget, és még egy nyereséges vállalkozás is kerülhet olyan helyzetbe, amikor nehézséget okoz a következő hetek kiadásainak finanszírozása.
Vállalkozóként ezért nem kell könyvelővé válnia, de érdemes ismernie azokat az alapvető pénzügyi adatokat, amelyek megmutatják, hogyan teljesít valójában a vállalkozása.
Az árbevétel, a költségek, az eredmény, a likviditás, a kintlévőségek és a várható adófizetési kötelezettségek rendszeres követése nem pusztán könyvelési kérdés. Ezek az információk segítenek eldönteni, hogy belefér-e egy beruházás, felvehető-e új munkatárs, szükséges-e árat emelni, vagy érdemes-e bizonyos kiadásokat újragondolni.
Nézzük meg azt a 10 pénzügyi adatot, amelyre egy tudatos vállalkozónak érdemes rendszeresen ránéznie.
Miért nem elég azt figyelni, mennyi pénz van a bankszámlán?
A bankszámla egy adott pillanat pénzügyi állapotát mutatja, de önmagában nem ad teljes képet a vállalkozás működéséről.
Lehet például jelentős összeg a számlán, miközben néhány napon belül áfát, béreket, járulékokat, beszállítókat vagy egyéb kötelezettségeket kell kifizetni. Ennek az ellenkezője is előfordulhat: pillanatnyilag kevés pénz áll rendelkezésre, miközben jelentős összegű vevőkövetelés várható.
A vállalkozás pénzügyi helyzetének megértéséhez ezért több adatot együtt kell vizsgálni.
A cél nem az, hogy a vállalkozó minden könyvelési részletet ismerjen, hanem az, hogy a számok alapján fel tudja tenni a megfelelő kérdéseket, és időben tudjon üzleti döntéseket hozni.
1. Árbevétel – mennyit termel valójában a vállalkozás?
Az árbevétel az egyik legalapvetőbb vállalkozói mutató, mégis könnyű félreértelmezni.
Az árbevétel azt mutatja meg, hogy a vállalkozás egy adott időszakban mekkora értékben értékesített terméket vagy szolgáltatást. Ez azonban még nem jelenti azt, hogy ugyanekkora összeg szabadon elkölthető.
Az árbevételből ugyanis még számos költséget és kötelezettséget kell finanszírozni.
Érdemes az árbevételt nemcsak éves szinten, hanem havi, negyedéves és – ahol ennek van értelme – előző évi adatokhoz viszonyítva is követni.
Mit érdemes figyelni az árbevételnél?
Önmagában az összeg helyett a tendenciát érdemes nézni. Növekszik vagy csökken az árbevétel? Vannak jelentős szezonális különbségek? Egyetlen nagy ügyfél biztosítja a bevétel jelentős részét? Egyenletes vagy hektikus a bevétel?
Ezek már olyan információk, amelyek üzleti döntéseket is befolyásolhatnak.
2. Költségek – pontosan mire megy el a vállalkozás pénze?
A bevétel mellett legalább ugyanilyen fontos a költségek rendszeres vizsgálata.
Egy vállalkozás árbevétele akár folyamatosan emelkedhet is úgy, hogy közben az eredmény nem javul, mert a költségek még gyorsabban növekednek.
Érdemes külön látni például:
- a rendszeresen jelentkező fix költségeket,
- a forgalommal együtt változó kiadásokat,
- a béreket és kapcsolódó terheket,
- a beszállítói költségeket,
- a szolgáltatási és előfizetési díjakat,
- valamint az egyszeri nagyobb kiadásokat.
A költségek áttekintése nem feltétlenül arról szól, hogy mindenáron csökkenteni kell őket. Egy marketingkampány, egy megfelelő szoftver vagy egy jól megválasztott szakember költséget jelent, de közben üzleti értéket is teremthet.
A fontos kérdés inkább az, hogy melyik kiadás mit ad vissza a vállalkozásnak.
A vállalkozás elindításakor felmerülő kiadásokkal és a gyakran figyelmen kívül hagyott költségekkel korábbi cikkünkben, a Vállalkozás? Mennyibe kerül? témában részletesebben is foglalkoztunk.
3. Eredmény – valóban nyereséges a vállalkozás?
Az egyik legfontosabb vállalkozói kérdés:
Nyereséges-e a cégem?
Erre nem a bankszámla-egyenleg és nem önmagában az árbevétel ad választ.
Egyszerűsítve az eredmény azt mutatja meg, hogy a bevételek és a ráfordítások figyelembevételével hogyan teljesített a vállalkozás egy adott időszakban.
Mi a különbség az árbevétel és a nyereség között?
Az árbevétel azt mutatja, mennyi bevételt termelt a vállalkozás, a nyereség pedig azt, hogy a kapcsolódó költségek és ráfordítások után milyen eredmény maradt.
Ez a különbség alapvető.
Egy 100 millió forintos árbevételű vállalkozás nem automatikusan működik jobban, mint egy 30 millió forintos árbevételű vállalkozás. A valódi teljesítmény megértéséhez az eredményt, a költségszerkezetet és más pénzügyi adatokat is látni kell.
4. Pénzforgalom – honnan érkezik és hová távozik a pénz?
Az eredmény és a tényleges pénzmozgás nem ugyanaz.
A pénzforgalom azt segít megérteni, hogy egy adott időszakban milyen pénzek érkeztek be a vállalkozáshoz, illetve milyen összegek távoztak.
Ez azért fontos, mert egy kiállított, de még ki nem fizetett számla és egy ténylegesen beérkezett összeg pénzügyi szempontból nem ugyanazt jelenti. Ha a vállalkozás jelentős forgalmat bonyolít, de a vevők hosszú fizetési határidőkkel vagy késedelmesen fizetnek, könnyen kialakulhat pénzhiány.
A rendszeres pénzforgalmi áttekintés ezért segít előre látni, hogy a következő időszak kiadásai finanszírozhatók-e.
5. Likviditás – képes időben kifizetni a vállalkozás a kötelezettségeit?
A likviditás azt mutatja meg, hogy a vállalkozás képes-e az esedékessé váló rövid távú kötelezettségeit időben teljesíteni.
Ez az egyik oka annak, hogy nem szabad kizárólag a nyereségre figyelni.
Lehet nyereséges egy vállalkozás úgy, hogy közben nincs elég pénze?
Igen.
Ha például a vállalkozás már teljesítette a munkát és kiállította a számlákat, de a vevők csak később fizetnek, miközben a béreket, adókat, beszállítókat és más költségeket hamarabb rendezni kell, átmeneti likviditási probléma alakulhat ki.
Ezért a jó pénzügyi kontroll egyik fontos eleme nemcsak az, hogy „keresünk-e pénzt”, hanem az is, hogy mikor áll ténylegesen rendelkezésre az a pénz.
6. Kintlévőségek – mennyi pénzzel tartoznak a vállalkozásnak?
A kiállított számla még nem feltétlenül jelent beérkezett pénzt.
A kintlévőségek rendszeres ellenőrzésével látható:
- mely számlák nem kerültek még kiegyenlítésre,
- mekkora összeg áll a vevőknél,
- milyen régóta lejárt követelések vannak,
- mely ügyfeleknél fordul elő rendszeresen késedelmes fizetés.
Minél nagyobb a vállalkozás forgalma, annál fontosabb lehet ennek tudatos kezelése. Ha jelentős összeg „áll” a kintlévőségekben, miközben a vállalkozás saját kötelezettségeit időben teljesítenie kell, az közvetlenül befolyásolhatja a likviditást.
7. Kötelezettségek – mennyit és mikor kell fizetni?
Nemcsak azt kell tudni, mennyi pénz érkezik a vállalkozásba, hanem azt is, hogy milyen fizetési kötelezettségek várhatók.
Ide tartozhatnak többek között a beszállítói számlák, bérek, járulékok, adók, hitelek, lízingek, bérleti díjak és más rendszeresen vagy időszakosan jelentkező tételek. A megfelelő pénzügyi tervezés egyik alapja, hogy ezek ne váratlan kiadásként jelenjenek meg.
Egy vállalkozó számára ezért az egyik leghasznosabb kérdés nem pusztán az, hogy:
„Mennyi pénzem van most?”
Hanem inkább az:
„Mennyi pénzre lesz szüksége a vállalkozásnak a következő hetekben?”
Ez már valódi pénzügyi tervezés.
8. Várható adófizetési kötelezettség – ne a határidő előtt derüljön ki az összeg
Az adófizetés a vállalkozás működésének természetes része, mégis komoly problémát okozhat, ha az összeg csak közvetlenül a fizetési határidő előtt válik ismertté. A tudatos vállalkozói működéshez ezért érdemes rendszeresen követni a várható adókötelezettségeket is.
Az, hogy pontosan milyen adókat és milyen gyakorisággal kell figyelni, függ többek között a vállalkozási formától, az adózási módtól, a tevékenységtől és a vállalkozás konkrét helyzetétől. A lényeg azonban ugyanaz: az adófizetés lehetőleg ne pénzügyi meglepetés legyen.
A SukorAdó digitális rendszerében a könyvelési alapdíj részeként folyamatosan frissülő áfatervezetek, előre látható adófizetési kötelezettségek és a vállalkozás eredményének nyomon követése is rendelkezésre áll. Erről a SukorAdó könyvelési szolgáltatásainak és díjazásának bemutatásánál talál részletesebb információt.
9. Bér- és foglalkoztatási költségek – mennyibe kerül valójában egy munkatárs?
Alkalmazottakat foglalkoztató vállalkozásnál a személyi jellegű költségek gyakran az egyik legfontosabb költségcsoportot jelentik. Vállalkozói döntés előtt ezért nem elegendő kizárólag a munkavállaló nettó vagy bruttó béréből kiindulni.
A foglalkoztatással összefüggő teljes költséget és annak várható hatását kell vizsgálni.
Ez különösen fontos akkor, amikor a vállalkozás:
- új munkatárs felvételét tervezi,
- béremelésről dönt,
- új telephelyet vagy üzletágat indít,
- vagy jelentősen növelné a működését.
Egy új munkatárs felvétele ezért nem pusztán HR-döntés, hanem pénzügyi tervezési kérdés is.
10. Pénzügyi tartalék és várható pénzügyi helyzet – mi történik a következő hónapokban?
A vállalkozásvezetés nemcsak a múlt számainak elemzéséről szól. Az igazán hasznos pénzügyi információ azt is segít megérteni, hogy mi várható a következő hetekben és hónapokban.
Mekkora bevétel várható? Milyen nagyobb kiadások érkeznek? Mennyi adót kell várhatóan megfizetni? Lesz-e elegendő pénz a működés finanszírozására? Van-e tartalék egy gyengébb hónapra vagy váratlan kiadásra?
A pénzügyi tartalék megfelelő nagysága minden vállalkozásnál más lehet, ezért erre nincs minden cégre alkalmazható univerzális összeg. Egy stabil vállalkozás azonban nemcsak a jelenlegi egyenlegét figyeli, hanem különböző helyzetekre is felkészül.
Milyen gyakran érdemes áttekinteni ezeket a pénzügyi adatokat?
Nem minden mutatót kell naponta ellenőrizni. A megfelelő gyakoriság függ a vállalkozás méretétől, tevékenységétől, tranzakcióinak számától, fizetési struktúrájától és attól is, milyen gyorsan változik a működése.
Egy kisebb vállalkozásnál sok esetben elegendő lehet egy jól kialakított havi pénzügyi áttekintés, míg nagyobb forgalom vagy szorosabb likviditás mellett bizonyos adatokat akár hetente is célszerű ellenőrizni.
A legfontosabb a rendszeresség. Ha a vállalkozó csak évente egyszer, a beszámoló vagy egy bevallás kapcsán találkozik részletesebben a saját vállalkozása számaival, az információ már elsősorban a múltról szól. A naprakész adatok ezzel szemben döntési lehetőséget teremtenek.
Mit érdemes havonta megkérdeznie a könyvelőjétől?
Egy vállalkozónak nem kell minden főkönyvi sort értelmeznie. Sokkal fontosabb, hogy tudja, milyen kérdéseket érdemes feltennie.
Például:
- Hogyan alakult az árbevétel?
- Milyen eredményt mutat jelenleg a vállalkozás?
- Milyen jelentősebb költségváltozás látható?
- Milyen adófizetési kötelezettségek várhatók?
- Van-e olyan pénzügyi vagy adózási körülmény, amelyre különösen figyelni kell?
- Látható-e olyan változás, amely üzleti döntést igényelhet?
A könyvelés akkor tud igazán értékes információforrássá válni, ha nem kizárólag a múlt eseményeinek adminisztrációjáról szól.
A digitális könyvelés egyik fontos lehetősége éppen az, hogy a pénzügyi információk gyorsabban és átláthatóbban állhatnak rendelkezésre. Ez azonban nem helyettesíti a vállalkozói döntést: a számokat értelmezni és a vállalkozás konkrét helyzetében használni is szükséges.
A könyvelésből üzleti információt is érdemes nyerni
A könyvelést sok vállalkozó elsősorban kötelező adminisztrációként kezeli: számlákat kell leadni, bevallásokat kell elkészíteni, az adókat pedig határidőre meg kell fizetni. Ez természetesen alapvető része a folyamatnak, de a rendelkezésre álló pénzügyi adatok ennél többre is használhatók.
Ha naprakész információ áll rendelkezésre az eredményről, a költségekről, a várható adókról és a vállalkozás egyéb fontos pénzügyi folyamatairól, akkor a könyvelés a vállalkozói döntéshozatalt is támogathatja. Ez a SukorAdó szemléletének egyik fontos alapja.
A cél nem az, hogy a vállalkozó maga végezze el a könyvelő munkáját. Éppen ellenkezőleg: azt érdemes elérni, hogy értse azokat az információkat, amelyek saját üzleti döntéseihez szükségesek.
Gyakran ismételt kérdések
Melyik a legfontosabb pénzügyi adat egy vállalkozásnál?
Nincs egyetlen olyan adat, amely önmagában teljes képet adna. Az árbevételt, a költségeket, az eredményt, a pénzforgalmat, a likviditást és a kötelezettségeket együtt érdemes vizsgálni. Egy magas árbevétel például önmagában nem jelenti azt, hogy a vállalkozás nyereséges vagy megfelelően likvid.
Mi a különbség a bevétel és a nyereség között?
A bevétel a vállalkozás által realizált értékesítéshez kapcsolódik, míg a nyereség azt mutatja meg, mi marad a bevételekhez kapcsolódó költségek és ráfordítások figyelembevétele után. Emiatt egy nagy árbevételű vállalkozás is lehet alacsony nyereségű vagy veszteséges.
Lehet nyereséges egy vállalkozás, miközben nincs elég pénz a bankszámláján?
Igen. Az eredmény és a tényleges pénzforgalom eltérhet egymástól. Ha például a vevők még nem fizették ki a számlákat, miközben a vállalkozásnak már rendeznie kell a saját kötelezettségeit, likviditási probléma alakulhat ki.
Milyen gyakran érdemes ellenőrizni a vállalkozás pénzügyeit?
A gyakoriság a vállalkozás működésétől függ. Bizonyos adatokat érdemes akár hetente követni, míg egy átfogó pénzügyi áttekintés sok kisebb vállalkozásnál havonta is megfelelő lehet. A legfontosabb, hogy az ellenőrzés rendszeres legyen.
Mit érdemes havonta megkérdezni a könyvelőtől?
Érdemes rákérdezni a vállalkozás aktuális eredményére, a várható adófizetési kötelezettségekre, jelentősebb költségváltozásokra és minden olyan pénzügyi körülményre, amely hatással lehet a következő időszak üzleti döntéseire.
Elég, ha a vállalkozó a bankszámláját figyeli?
Nem. A bankszámla csak az adott pillanatban rendelkezésre álló pénzt mutatja. Nem feltétlenül látszanak belőle a közelgő adók, beszállítói kötelezettségek, kintlévőségek vagy a vállalkozás tényleges eredményessége.
Kell-e értenie a vállalkozónak a könyveléshez?
Nem kell könyvelői szaktudással rendelkeznie. Ugyanakkor fontos, hogy saját vállalkozásának alapvető pénzügyi mutatóit megértse, és tudja, milyen kérdéseket érdemes feltennie könyvelőjének. Ez jelentősen javíthatja a pénzügyi döntések megalapozottságát.
Hogyan segíthet a digitális könyvelés a pénzügyi adatok követésében?
A megfelelő digitális könyvelési rendszer gyorsabb hozzáférést biztosíthat a naprakész könyvelési, eredmény- és adóinformációkhoz. A SukorAdó online könyvelési megoldásának egyik célja éppen az, hogy a vállalkozó ne kizárólag utólag szembesüljön pénzügyi helyzetével.
Tartsa kézben vállalkozása pénzügyeit
A tudatos vállalkozásvezetéshez nem szükséges könyvelővé válnia. Arra viszont szükség van, hogy a legfontosabb pénzügyi információk időben rendelkezésre álljanak, és érthető formában mutassák meg, mi történik a vállalkozásban.
Az árbevétel, az eredmény, a költségek, a kintlévőségek, a likviditás és a várható adófizetési kötelezettségek rendszeres áttekintésével sokkal megalapozottabban tervezhet.
A SukorADÓ könyvelőiroda digitális, papírmentes könyvelési megoldásokkal, mérlegképes könyveléssel, adótanácsadással és bérszámfejtéssel segíti a vállalkozásokat. Székhelyünk Fejér megyében, Sukorón található, online könyvelési szolgáltatásunk azonban országosan elérhető.
Ha olyan könyvelési megoldást keres, amelyben nemcsak a kötelező adminisztráció, hanem a vállalkozás pénzügyi átláthatósága is fontos, vegye fel velünk a kapcsolatot, vagy hívja a +36 30 493 3303 telefonszámot.