A könyvelőváltás gyakran komoly fejtörést okoz a vállalkozóknak
A könyvelőváltás folyamata nem csupán adminisztratív teendőkkel jár, hanem jelentős hatással van a cég pénzügyi működésére is
A könyvelő teljes rálátással bír a vállalkozás gazdasági ügyeire, így a váltás döntése komoly megfontolást igényel. Nem egyszerű feladat lezárni a kapcsolatot a régi könyvelővel, és időbe telik, mire az új szakemberrel kialakul a gördülékeny együttműködés.
Ez a cikk segít eligazodni a könyvelőváltás útvesztőjében
Megvizsgáljuk, milyen okok vezethetnek ehhez a lépéshez, és végigkövetjük a váltás folyamatát. Kitérünk arra is, mire kell odafigyelni az új könyvelési szerződés megkötésekor.
Áttekintjük a dokumentumok és könyvelési anyagok átadás-átvételének fontosságát, valamint azt, hogyan lehet zökkenőmentesen áthidalni ezt az időszakot. Akár ajánlott, akár elkerülhetetlen a váltás, ez az útmutató segít, hogy magabiztosan navigáljon ebben a fontos döntésben.
A könyvelőváltás okai
A könyvelőváltás gyakran összetett döntés, amelyet számos tényező befolyásolhat. A vállalkozók általában akkor fontolják meg ezt a lépést, ha elégedetlenek a jelenlegi szolgáltatással, vagy ha a cég fejlődése új igényeket támaszt. Íme a leggyakoribb okok, amelyek könyvelőváltáshoz vezethetnek:
Szakmai hiányosságok
A szakmai kompetencia hiánya komoly következményekkel járhat egy vállalkozás számára.
Néhány jellemző probléma:
-Folyamatos hibázás a könyvelésben
-Elavult rendszerek használata
-Naprakész információk hiánya a jogszabályi változásokról
-A házipénztár nem megfelelő kezelése
Ezek a hiányosságok nemcsak a cég pénzügyeire lehetnek hatással, de akár büntetéseket is vonhatnak maguk után. Ha egy vállalkozó azt tapasztalja, hogy a könyvelő teljesítménye vagy tempója visszafogja a cég fejlődését, az mindenképpen indok lehet a váltásra.
Kommunikációs problémák
A hatékony kommunikáció kulcsfontosságú a könyvelő és a vállalkozó közötti kapcsolatban.
Gyakori problémák:
-A könyvelő nehezen elérhető, napokig, hetekig nem válaszol
-Hiányzik a folyamatos tájékoztatás a fontos változásokról
-Az utolsó pillanatban érkeznek az információk a határidőkről
-Nem megfelelő a kapacitás, állandó a késés a feladatokkal
A kommunikációs nehézségek nemcsak kellemetlenek, de komoly gondokat is okozhatnak a vállalkozás működésében. Ha a vállalkozó nem kap időben értesítést a törvénymódosításokról, adózási változásokról vagy egyéb fontos eseményekről, az hátrányosan érintheti a cég működését.
Bizalomvesztés
A könyvelés bizalmi munka, hiszen a könyvelő teljes mélységében belelát a cég gazdasági ügyeibe. Ha ez a bizalom meginog, az komoly ok lehet a váltásra.
A bizalomvesztés okai lehetnek:
-Pontatlan vagy érthetetlen kimutatások készítése
-A vállalkozás pénzügyeinek nem megfelelő kezelése
-A titoktartás megsértése
-A megbeszélt feltételek be nem tartása
A bizalom helyreállítása gyakran nehezebb, mint egy új könyvelőt találni. Ezért ha a vállalkozó úgy érzi, hogy nem bízhat meg teljesen a könyvelőjében, érdemes megfontolnia a váltást.
A könyvelőváltás folyamata
A könyvelőváltás folyamata több lépésből áll, és gondos tervezést igényel. A vállalkozónak figyelembe kell vennie, hogy ez az átmenet időt és energiát igényel, de a megfelelő lépések betartásával zökkenőmentesen lebonyolítható.
Felmondás a régi könyvelőnél
Az első lépés a jelenlegi könyvelővel való szerződés felmondása. A vállalkozónak számolnia kell azzal, hogy a felmondási idő általában egy hónap, bár ez a szerződéstől függően rövidebb is lehet.
A felmondás történhet közös megegyezéssel vagy bármely fél kezdeményezésére. Fontos, hogy a felmondás során a vállalkozó tartsa szem előtt a professzionális hozzáállást, hiszen a régi könyvelővel való jó kapcsolat megkönnyítheti az átadás-átvételi folyamatot.
Új könyvelő keresése
Az új könyvelő kiválasztása kulcsfontosságú lépés. A vállalkozónak érdemes olyan szakembert keresnie, aki szakmailag felkészült és felelősségteljes.
A keresés során hasznos lehet:
-Személyes beszélgetést kezdeményezni a potenciális új könyvelővel
-Felmérni a szaktudását és megbízhatóságát
-Átadni az alapvető információkat a cégről
-Megtekintésre átnyújtani a főkönyvi kivonatot
Számos online platform és szolgáltatás segítheti a vállalkozókat az új könyvelő megtalálásában. Ezek lehetővé teszik az ajánlatok összehasonlítását és a könyvelési díjak áttekintését.
Dokumentumok átadása
Az új könyvelő kiválasztása után következik a dokumentumok és adatok átadása.
Ez a folyamat magában foglalja:
-Meghatalmazás készítését az új könyvelő részére
-A dolgozókról készített adatbázis átadását
-Tárgyhavi számlák, bankszámlák és szükséges bizonylatok átnyújtását
-Év közbeni váltás esetén egyfajta zárómérleg készíttetését
-Az előző év kimutatásainak és listáinak bekérését a régi könyvelőtől
Az új könyvelő ellenőrzi ezeket a dokumentumokat, és tájékoztatja a vállalkozót az esetleges hiányosságokról. A teljes iratanyag átadását gondosan dokumentálni kell, és célszerű rögzíteni a későbbi rendelkezésre állás feltételeit is.
Mire figyeljünk az új könyvelő szerződésénél?
Az új könyvelővel való szerződéskötés során több kulcsfontosságú szempontot kell figyelembe venni. A könyvelés bizalmi munka, amely során a szakember teljes mélységében belelát a cég gazdasági ügyeibe. Éppen ezért elengedhetetlen, hogy a szerződés minden releváns területre kiterjedjen, és írásban rögzítse az együttműködés feltételeit.
Felelősségi körök
A szerződésben pontosan meg kell határozni mind a megbízó, mind a könyvelő feladatait és felelősségét. Fontos tisztázni, hogy a könyvelő milyen mértékben vállal felelősséget a munkájáért.
Érdemes ellenőrizni, hogy a könyvelő rendelkezik-e szakmai felelősségbiztosítással, amely hiba esetén fedezheti az esetleges költségeket, például a jogi képviselet díját vagy a NAV által kiszabott büntetéseket. A felelősségbiztosítási kötvényt célszerű a szerződés mellékleteként csatolni.
Szolgáltatások részletezése
A szerződésnek tételesen tartalmaznia kell, hogy pontosan mit foglal magában a könyvelői szolgáltatás.
Ez kiterjed többek között:
-A könyvelési feladatok pontos meghatározására
-Bérszámfejtési szolgáltatásokra
-Adóbevallások elkészítésére és benyújtására
-Beszámolók összeállítására
-Adóhatóság előtti képviseletre
-Tanácsadási szolgáltatásokra
Fontos tisztázni a számviteli anyagok és egyéb dokumentumok kezelésének és tárolásának módját, valamint az anyagok leadásának határidejét és logisztikai kérdéseit.
Díjazás
A szerződésben részletesen ki kell térni a díjazás kérdéseire.
Meg kell határozni:
-Az alapszolgáltatások díját
-Az esetleges többletszolgáltatások (pl. évzárás, tanácsadás) költségeit
-A fizetés módját és gyakoriságát
Érdemes egy díjtáblázatot is mellékelni a szerződéshez, amely tartalmazza az egyes szolgáltatások pontos árát.
A könyvelőváltás nem egyszerű döntés, és az új könyvelővel való együttműködés kialakításához idő kell. Egy jól megfogalmazott, részletes szerződés azonban jelentősen megkönnyítheti ezt a folyamatot, és biztosíthatja a hosszú távú, sikeres együttműködést.